Elektronisch übermittelte Rechnungen

Voraussetzungen an die Geltendmachung elektronisch übermittelter Rechnungen

Wenn Ihnen ein Lieferant eine Rechnung elektronisch übermittelt müssen für Anerkennung der Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie müssen prüfen, ob die Rechnung korrekt ist. 
  Dies macht aber normalerweise jeder automatisch!
• Der Rechnungsempfänger muss sicherstellen, dass die Inhalte der unsatzsteuerlich geforderten Angaben nicht verändert wurden.
  Sie müssen die übermittelte Rechnung also in einen Zusstand versetzen, der garantiert, dass der Inhalt nicht mehr veränderbar ist.
  Ausserdem muss die Rechnung auch weiterhin dahingehend geprüft werden, ob alle umsatzsteuerlich geforderten Angaben (vgl. mein Merkblatt hierzu) enthalten sind.
• Ausserdem muss sichergestellt werden, dass das Original (also die übermittelte Rechnung) für die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar ist.

Das schwierigste Kriterium ist hier sicherlich das zweite.
Hier muss z.B. die Original-E-Mail auf eine CD/DVD gebrannt werden.

Ganz wichtig ist auch der 3.Punkt: viele meiner Mandanten drucken die Rechnung lediglich aus und ich kann nicht nachvollziehen, ob die Rechnung tatsächlich für 10 Jahre lesbar abgespeichert wurde.